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Deux personnes dans un rendez-vous avec une check-list

Le registre unique du personnel

Le Registre Unique du Personnel (RUP) est obligatoire quelle que soit la taille de votre entreprise. Le négliger, c’est courir le risque de la sanction en cas d’inspection.

Qui est concerné ?

Le RUP est établi par l’employeur et permet de retracer l’ensemble des emplois de l’entreprise.

Tout employeur a l’obligation de tenir ce registre (exception : les particuliers employeurs ou associations utilisant le chèque emploi associatif).

Tous les salariés doivent y être inscrits.

Cela comprend :

  • les intérimaires
  • les travailleurs à domicile ;
  • les travailleurs étrangers ;
  • les salariés détachés. Au préalable, vous devrez adresser une déclaration à l’inspection du travail du lieu où débute la prestation. Cette déclaration doit être jointe au registre unique ;
  • les stagiaires.  Le nom, prénom, date de début et de fin de stage, le lieu de présence du stagiaire ainsi que le nom du tuteur doivent être inscrits par ordre d’arrivée.

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre unique du personnel. Cependant, des cahiers et des formulaires papier ont été spécifiquement conçus pour une tenue adéquate du registre ce qui limite les risques d’oubli de certaines mentions obligatoires.

Les mentions obligatoires

Ce registre doit comporter des mentions obligatoires relatives à l’identification des salariés, à leur date d’embauche et de départ ainsi qu’au type de contrat de travail. Les mentions y figurant doivent être conservées durant 5 ans après chaque départ de salarié. Si votre entreprise comporte plusieurs établissements, chacun des établissements doit disposer de son propre registre unique du personnel.

Les mentions à faire figurer sont les suivantes :

  • Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
  • Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise,
  • Type de contrat : par exemple, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)…
  • Travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
  • Stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (afin de ne pas les confondre avec les salariés)

L’inscription se fait par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

Pour une même personne qui est embauchée avec des contrats successifs (CDD par exemple), vous devez, pour chaque contrat , créer une nouvelle ligne sur le registre avec la date d’entrée et de sortie correspondantes.

Si vous choisissez d’avoir recours à un support informatique, celui-ci doit offrir des garanties de contrôle équivalentes à la version papier à savoir une traçabilité des enregistrements et le caractère indélébile des saisies.

Les sanctions en cas d’absence du RUP

La sanction est la même que vous ayez un registre non tenu à jour que si vous n’en avez pas.

Dès lors que vous n’avez pas rempli vos obligations :

  • Jusqu’à 750 € pour les personnes physiques ;
  • Jusqu’à 3 750 € pour les personnes morales.

Cette sanction est appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Sources:
https://www.economie.gouv.fr/entreprises

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